KSeF od 1 stycznia 2027 r. – co musi zrobić każda firma do końca roku

1 stycznia 2027 r. kończy się okres przejściowy Krajowego Systemu e-Faktur. Od tego dnia wszystkie faktury między firmami trzeba wystawiać w KSeF — także w najmniejszych działalnościach — a za naruszenia zaczynają obowiązywać kary. Poniżej zebraliśmy, co dokładnie się zmienia i co warto zrobić jeszcze w tym roku.

Co się zmienia 1 stycznia 2027 r.

Do 31 grudnia 2026 r.	Od 1 stycznia 2027 r.
Faktury poza KSeF są dopuszczalne, jeśli ich łączna wartość brutto w miesiącu nie przekracza 10 000 zł	KSeF obowiązuje wszystkich, bez limitu kwotowego
Faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP do 450 zł (faktury uproszczone) wystawia się poza KSeF	Kasa nie wystawi już faktury, a paragon z NIP przestaje być fakturą uproszczoną — fakturę dla firmy wystawia się w KSeF
Kar za naruszenia zasad KSeF się nie stosuje	Zaczynają obowiązywać kary pieniężne
Tokeny działają zgodnie z obecnym rozporządzeniem	Zapowiedź MF: tokeny wydane do końca 2026 r. mają działać do 30 listopada 2027 r.; nowe tokeny z terminem ważności 1–365 dni (zmiana rozporządzenia w przygotowaniu)

Kary za naruszenia

Ustawa o VAT przewiduje kary pieniężne m.in. za wystawienie faktury poza KSeF, gdy był obowiązek użycia systemu, oraz za niedosłanie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline lub awaryjnym. Kara może sięgnąć 100% kwoty VAT z faktury, a przy fakturze bez VAT — 18,7% kwoty należności ogółem. Kary obowiązują od 1 stycznia 2027 r.

Tokeny — stan na 29 października 2026 r.

Według obowiązującego rozporządzenia tokeny można stosować do 31 grudnia 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało jednak zmianę: tokeny wydane do końca 2026 r. mają działać do 30 listopada 2027 r., a od 2027 r. pojawią się nowe tokeny z terminem ważności od 1 do 365 dni i możliwością automatycznego odnowienia za zgodą właściciela. Projekt rozporządzenia nie był jeszcze opublikowany, dlatego nie odkładaj przygotowania integracji do ostatniej chwili.

8 rzeczy do zrobienia przed 31 grudnia

1. Sprawdź, kto w firmie wystawia faktury poza KSeF. Najczęściej to drobne faktury „ręczne” do 10 000 zł miesięcznie, faktury z kasy fiskalnej i paragony z NIP. Od stycznia każda z nich musi trafić do KSeF.
2. Ustal, jak obsłużysz klientów przy kasie, którzy proszą o fakturę. Paragon z NIP nie będzie już fakturą uproszczoną. Potrzebny jest sposób na szybkie wystawienie faktury w KSeF — w programie do fakturowania, Aplikacji Podatnika albo aplikacji mobilnej KSeF.
3. Uporządkuj uprawnienia. Sprawdź, kto ma dziś dostęp do KSeF (pracownicy, biuro rachunkowe, dostawca oprogramowania) i w jakim zakresie. Odbierz dostęp osobom, które już z Tobą nie pracują.
4. Przejrzyj tokeny. Zrób listę tokenów i systemów, które z nich korzystają (ERP, sklep internetowy, program księgowy). Unieważnij nieużywane. Ustal z dostawcą oprogramowania, czy integracja przejdzie na certyfikat KSeF, czy będzie korzystać z nowych tokenów — i w jakim terminie.
5. Wygeneruj certyfikat KSeF typu 2 (offline). Jest potrzebny do oznaczenia faktury drugim kodem QR, gdy wystawiasz ją w trybie offline i przekazujesz nabywcy poza systemem. Bez niego nie wystawisz poprawnie faktury podczas awarii.
6. Spisz procedurę awaryjną. Kto decyduje o przejściu w tryb offline, jak oznaczyć fakturę i do kiedy dosłać ją do KSeF. W trybie offline24 fakturę trzeba przesłać najpóźniej następnego dnia roboczego — po 1 stycznia spóźnienie oznacza ryzyko kary.
7. Zmień obieg faktur kosztowych. Faktury od dostawców będą w KSeF, a nie w skrzynce e-mail. Ustal, kto je pobiera, kto akceptuje koszty i jak trafiają do księgowości — najlepiej automatycznie.
8. Przeszkol osoby, które wystawiają faktury. Krótka instrukcja na jednej stronie (jak wystawić fakturę, korektę, co zrobić przy awarii) oszczędzi błędów w pierwszych tygodniach stycznia.

Kogo to dotyczy najbardziej

• Małych firm i JDG, które korzystały ze zwolnienia do 10 000 zł miesięcznie — dla nich styczeń 2027 r. to pierwszy miesiąc z KSeF.
• Sprzedawców detalicznych, gastronomii i usług dla konsumentów, w których firmy prosiły o paragon z NIP albo fakturę z kasy.
• Firm z integracjami opartymi na tokenach — sklepów internetowych, systemów ERP i automatycznych wysyłek faktur.

Jak możemy pomóc

Dla klientów biura sprawdzamy uprawnienia i tokeny w KSeF, pomagamy wygenerować certyfikaty i spisać procedurę awaryjną, a faktury kosztowe pobieramy z KSeF bezpośrednio do księgowości. Jeśli nie masz pewności, czy Twoja firma jest gotowa na styczeń, napisz do nas — przejdziemy przez tę listę razem.

Źródła: harmonogram wdrożenia i pytania i odpowiedzi na ksef.podatki.gov.pl, komunikaty zespołu KSeF API Ministerstwa Finansów (wrzesień 2026 r.).