Wynagrodzenie kierowcy w transporcie międzynarodowym w 2026 r. – pakiet mobilności, „diety” i ZUS

Rozliczanie kierowców w transporcie międzynarodowym to dziś zupełnie inna praca niż kilka lat temu. Pakiet mobilności, nowelizacja ustawy o czasie pracy kierowców z 2022 r. i ustawa o delegowaniu kierowców z 2023 r. zmieniły zasady płacy, podatku i składek. Poniżej zebraliśmy najważniejsze reguły w jednym miejscu.

W skrócie

• Od 2 lutego 2022 r. kierowca wykonujący przewozy międzynarodowe nie jest w podróży służbowej — nie wypłaca się mu diet zagranicznych.
• Przy kabotażu i przewozach cross-trade kierowca jest delegowany: za te dni przysługuje mu co najmniej wynagrodzenie według minimalnych stawek kraju, w którym pracuje, a przewoźnik musi złożyć deklarację w systemie IMI.
• Za każdy dzień pobytu za granicą stosuje się zwolnienie z PIT do równowartości 20 euro i wyłączenie z podstawy składek ZUS do 60 euro — przy czym podstawa składek nie może spaść poniżej przeciętnego wynagrodzenia.
• Kierowcy w przewozach krajowych nadal są w podróży służbowej i przysługują im należności na pokrycie kosztów podróży.

Kiedy kierowca jest delegowany, a kiedy nie

Pakiet mobilności dzieli przewozy na takie, przy których kierowca jest delegowany do innego państwa UE, i takie, przy których nie jest.

Rodzaj przewozu	Delegowanie
Przewóz dwustronny (z Polski do innego kraju lub z powrotem), także z ograniczoną liczbą dodatkowych załadunków lub rozładunków po drodze	nie
Tranzyt przez państwo członkowskie	nie
Kabotaż (przewóz wewnątrz innego kraju)	tak
Cross-trade (przewóz między dwoma krajami innymi niż Polska)	tak

Przy delegowaniu przewoźnik musi:

• złożyć deklarację delegowania w systemie IMI najpóźniej przy rozpoczęciu delegowania,
• zapewnić kierowcy za okres delegowania co najmniej minimalne wynagrodzenie obowiązujące w danym kraju (stawki i składniki różnią się między państwami — sprawdza się je na krajowych stronach informacyjnych o delegowaniu),
• mieć dokumenty, które może okazać przy kontroli drogowej i przesłać przez IMI na żądanie (m.in. zapisy tachografu, umowa, ewidencja czasu pracy i dowody wypłaty).

Czas pracy i powroty

Pakiet mobilności wprowadził też zasady, które wpływają na planowanie tras i rozliczenia:

• kierowca ma prawo wrócić do bazy pracodawcy lub miejsca zamieszkania co 4 tygodnie (co 3 tygodnie, jeśli korzysta z dwóch skróconych odpoczynków tygodniowych z rzędu),
• regularnego tygodniowego odpoczynku nie można spędzać w kabinie — koszt noclegu ponosi pracodawca,
• pojazd musi wrócić do bazy w kraju siedziby przewoźnika co 8 tygodni.

Podatek: zwolnienie 20 euro za dzień

Od 19 sierpnia 2023 r. wolny od PIT jest przychód kierowcy w wysokości równowartości 20 euro za każdy dzień pobytu za granicą w związku z przewozem międzynarodowym. Zastąpiło to wcześniejsze pomniejszanie przychodu o 30% diety.

Gdy pobyt za granicą trwa krócej niż dobę:

• do 8 godzin — 1/3 kwoty,
• powyżej 8 do 12 godzin — 1/2 kwoty,
• powyżej 12 godzin — pełna kwota.

Do dni pobytu za granicą nie wlicza się urlopu wypoczynkowego, zwolnienia lekarskiego ani urlopu bezpłatnego.

Składki ZUS: wyłączenie 60 euro za dzień

Z podstawy wymiaru składek można wyłączyć równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą (przy krótszym pobycie proporcjonalnie, jak wyżej). Są jednak dwa warunki:

1. wyłączenie stosuje się tylko wtedy, gdy przychód kierowcy w miesiącu przekracza przeciętne wynagrodzenie przyjęte do składek (w 2026 r. 9 420 zł),
2. po wyłączeniu podstawa składek nie może być niższa niż przeciętne wynagrodzenie.

Przykład

Kierowca na umowie o pracę ma w październiku 12 000 zł brutto przychodu i spędził za granicą 20 pełnych dni. Do obliczeń przyjmujemy kurs 4,25 zł za euro (w praktyce stosuje się kurs NBP z dnia poprzedzającego).

Składki ZUS

• wyłączenie: 20 dni × 60 euro × 4,25 zł = 5 100 zł,
• 12 000 zł − 5 100 zł = 6 900 zł — mniej niż przeciętne wynagrodzenie,
• podstawa składek: 9 420 zł (nie może być niższa).

Podatek

• zwolnienie: 20 dni × 20 euro × 4,25 zł = 1 700 zł,
• przychód do opodatkowania: 12 000 zł − 1 700 zł = 10 300 zł (przed kosztami uzyskania i składkami).

Gdyby ten sam kierowca miał w październiku kabotaż we Francji, za dni delegowania jego wynagrodzenie nie mogłoby być niższe niż wynikające z francuskich stawek minimalnych.

Najczęstsze błędy

• Wypłacanie „diet” jak w zwykłej delegacji — kierowcy międzynarodowemu diety zagraniczne nie przysługują; zwolnienia 20 i 60 euro to mechanizmy podatkowo-składkowe, a nie dodatkowe świadczenie.
• Liczenie dni pobytu „na oko” — bez danych z tachografu (momenty przekroczenia granic) nie da się poprawnie ustalić ani zwolnienia, ani okresów delegowania.
• Brak deklaracji IMI przy kabotażu i cross-trade — to jedno z pierwszych pytań przy kontroli drogowej w innym kraju.
• Pominięcie dopłaty do stawek zagranicznych za dni delegowania.

Jak to robimy w AMW North

Dane o czasie pracy i przekroczeniach granic importujemy z systemów rozliczających tachografy, dzięki czemu dni pobytu za granicą, okresy delegowania i dopłaty do stawek zagranicznych wyliczają się z prawdziwych zapisów, a nie z deklaracji kierowcy. Listy płac pokazują wynagrodzenie z rozbiciem na kraje. Zobacz, jak pracujemy z firmami transportowymi i w ramach usługi kadry i płace, albo napisz do nas.